广州市慈善会秘书处工作规则
2017/9/5 10:51:00 本站

      为使本会秘书处各项工作法制化、规范化、制度化、建立和健全有效的决策机制,努力实现决策民主化、科学化,进一步改进工作作风,提高办事效率,结合本会实际,制定本规则。

一、组织架构

按照《广州市慈善会章程》规定,秘书长兼任法定代表人,主持秘书处日常具体工作,副秘书长协助秘书长工作。秘书处内设5个部门,分别为综合部、财务基金部、项目管理部、筹募联络部、信息传播部。

二、工作人员守则

(一)自觉执行党的路线、方针、政策,维护国家利益、集体利益,保持政令畅通;自觉遵守国家法律、法规和各项规章制度,遵守社会公德、家庭美德和职业道德。

(二)以扶贫济困、见难相助为服务宗旨,自觉树立为社会大众特别是困难群众服务的思想,积极发展慈善事业,促进社会共享发展。

(三)热爱慈善事业,认真贯彻本会章程和有关规定,熟悉本职工作业务,提高工作效率,努力为慈善事业作贡献。

(四)积极宣传本会的性质、宗旨和任务,凝聚社会爱心人士,热情为捐赠者和受助者服务,讲文明、讲礼貌、树立良好形象。

(五)奉公守法,廉洁自律,不谋私利;严禁利用本会名义从事任何违背本会宗旨的活动。

(六)贯彻勤俭办事的方针,厉行节俭,反对铺张浪费,严格按规定使用管理各项资金。

(七)认真接待人民群众来信来访,满腔热情地帮助群众排忧解困。

(八)严格遵守工作纪律,工作时间不得从事与工作无关的活动,不得擅自离开岗位。

(九)勤恳工作,开拓创新,努力完成领导交办的各项任务。

三、岗位职责

(一)秘书长、副秘书长工作职责

秘书长主持秘书处日常工作,具体负责落实本会理事会各项决策,确保各项工作的正常运作。

副秘书长协助秘书长工作,对秘书长负责,按工作分工负责处理分管工作,并受秘书长委托负责其他方面的工作或者专项任务。

秘书长出差或因其他原因不能履职时,可以指定一名副秘书长主持工作。

(二)综合部岗位设置及工作职责

综合部。负责理事会秘书处日常事务,负责综合协调、文秘、会务、人事劳资、保密、计生、档案、印章管理、固定资产实物管理、信访、消防、安全保卫、后勤工作;完成领导交办的其它工作。设部长、文秘(兼部长助理)、行政与人力资源主管、职员。

1. 部长:主持综合部全面工作,负责党建和工青妇工作。

2. 文秘(兼部长助理):协助部长开展部门工作,负责文秘、督办、会务、接待、印章管理等工作,负责接收各单位上交的有价证券等。

3. 行政与人力资源主管:负责人事劳资、计生、外事、物资采购、消防、安全保卫等工作。

4. 职员:负责信访、档案管理、年检评估、仓库及固定资产实物管理和本部门日常事务性、辅助性工作等。

(三)财务基金部岗位设置及工作职责

财务基金部。负责财务管理工作,包括制定年度预算、日常财务核算、财务监督、固定资产账务管理、财务档案管理,建立健全单位的财务管理制度及核算办法,提供财务信息,参与单位经济决策,接收与管理捐赠的资金和物资;完成领导交办的其它工作。设部长、会计主管(兼部长助理)、会计、出纳岗位。

1. 部长:主持财务基金部全面工作,建立健全单位的财务管理制度及核算办法,组织编制单位财务预算和决算,负责财务核算和财务监督,审核会计资料及财务收支情况,财务收支公开,财务审计,保管财务印章等工作。

2. 会计主管(兼部长助理):协助部长开展部门工作,负责拟制年度预算,审核相关原始凭证和会计凭证,草拟相关财务文件和财务报告,统计报送相关数字,保管相关文件资料、报表等会计档案和本部门日常事务性、辅助性工作。

3. 会计:填制会计凭证、登记会计账簿、编制财务报表及财务分析,统计财务数据,编制和执行财务预算,财务软件的使用和管理,保管相关账册、报表等会计档案,负责基建财务账、固定资产明细账的管理与核算,办理相关税务、证件登记变更等工作,负责财务档案管理和本部门日常事务性、辅助性工作。

4. 出纳:负责办理现金收付和结算业务,复核原始凭证,办理款项收付、银行结算,支票管理与使用,开具收款票据,登记日记账,查询未达账项并进行调整,保管库存现金、有价证券、银行保险箱钥匙和空白支票,办理人员工资、住房、社保基金等的缴纳等工作。

(四)项目管理部岗位设置及工作职责

项目管理部。负责慈善项目资金申请及项目实施、评估等工作,负责媒体慈善基金管理,负责慈善医疗救助等救助项目实施、评估等工作,负责慈善项目监督管理和业务指导等日常工作;负责指导、监督广州市慈善医院开展医疗服务工作,落实执行《授权广东省中医院经营管理广州市慈善医院协议书》。设部长、项目与基金管理主管(兼部长助理)、医疗救助主管、职员。

1. 部长:主持项目管理部全面工作,负责制定年度慈善项目管理和慈善救助计划并组织实施。

2. 项目与基金管理主管(兼部长助理):协助部长开展部门工作,负责定向捐赠、冠名和专项基金(非公募)、媒体基金等项目和基金的使用管理,负责慈善项目资金申请审核等,负责项目台账管理、跟踪服务、监督落实等工作。

3. 医疗救助主管:负责慈善医疗救助项目策划实施,慈善医疗救助资金申请审核及救助的跟踪服务、监督指导,负责与中华慈善总会等机构合作开展药品援助项目,负责送医送药下乡和社区义诊等日常工作。

4. 职员:负责处理各单位按上级有关规定上交的有价证券、项目管理档案、定向捐赠信息、救助信息公开和本部门日常事务性、辅助性工作。

(五)筹募联络部岗位设置及工作职责

筹募联络部。负责组织策划和依法管理慈善募捐活动,筹集慈善资金,公开募捐信息;负责公益慈善活动的策划实施;负责慈善募捐、慈善活动对外合作的联络;负责管理公务车辆。设部长、筹募和对外合作主管(兼部长助理)、筹募及活动主管、职员。

1. 部长:主持筹募联络部全面工作,负责制定年度募捐和公益慈善活动计划,并组织实施。

2. 筹募和对外合作主管(兼部长助理):协助部长开展部门工作,负责募捐和公益慈善活动的策划、组织、协调和实施,负责对外合作的联络。

3. 筹募及活动主管:负责募捐项目包括联合募捐、公募基金的设计、筹募,负责大型筹募活动的策划、组织、协调和实施,负责对外合作的拓展以及捐赠人、合作伙伴关系的维护等。

4. 职员:负责募捐档案管理、信息公开以及本部门日常事务性、辅助性工作,管理公务车辆。

(六)信息传播部岗位设置及工作职责

信息传播部。负责本会信息化工作,负责本会网站、微信、微博及其他信息化平台的建设维护,负责新闻信息传播工作。设部长、传播主管(兼部长助理)、信息主管、新闻传播专员。

1. 部长:主持信息传播部全面工作,负责信息化和网站、微信等信息系统的开发、维护等工作。

2. 传播主管(兼部长助理):协助部长开展部门工作,负责与新闻媒体对接以及新闻信息发布管理,负责选题策划,协助筹募联络部做好募捐及慈善活动传播、推介,审核新闻信息文稿等工作。

3. 信息主管:负责本会网站、有关自媒体信息更新及维护管理,负责广州慈善信息网、广州慈善通微信平台日常信息维护等。

4. 新闻传播专员:协助传播主管和信息主管搜集本会新闻材料、编写新闻稿件,同时协助部长进行平面美工设计工作。

四、会议制度

(一)月行政工作会议。原则上每月召开一次会议,由秘书长主持召开,全体职工参加,每月月初召开,主要通报上月工作情况,研究安排本月或近期工作。

(二)秘书长办公会议。由秘书长或秘书长委托的副秘书长主持召开,副秘书长和各部门负责人参加,研究需集体决定的事项。各部门负责人可根据本部门的具体情况安排部长助理一起参加会议。

(三)临时工作会议。根据工作需要,由秘书长或副秘书长临时决定召开会议,有关人员参加。

(四)业务学习会议。每年举行12次集中学习,全体职工参加,由综合部负责安排学习内容和做好会务工作。各部门每月安排1-2次的内部业务学习和工作交流。

五、公文办理

(一)收文。凡给本会的文件、信件及有关资料,统一由综合部专人负责收拆、登记。

(二)办文。凡需办理的有关文件、信件由综合部登记后提出拟办理意见报秘书长或副秘书长批示后由有关部门办理。一般具体业务信件经综合部登记后直接交相关部门处理。

(三)发文。凡向上级的请示、报告,正式签订的重要协议、合同及协定,以及答复重要问题的函,必须以本会名义行文。文件起草由综合部或业务部门草拟,秘书长或副秘书长审核、签发;重要文件,秘书长可提请会长、副会长或执行会长签发。起草人、审核人、签发人在呈报表上签署明确意见,并写上姓名、日期。发文稿及领导签发审核的呈批表综合部存档,其中编文号的存2份,其他发文存1份。

(四)催办、督办。凡上级部门或领导批办的文件、信件,办公会议讨论限期办理的重要工作,由综合部负责催办,秘书长、副秘书长督促办理,并及时报送结果。

(五)归档。本会的收文、发文、合同、协议、协定、资料、视频影像资料等,各部门按照归档要求及时收集移交综合部归档,同时做好相关业务资料的留存备份工作。

六、信访接待制度

(一)信访接待原则。秘书长负总责,分管副秘书长具体抓,综合部负责,依照及时就地、依法依规解决问题与思想疏导教育相结合的原则。

(二)信访事项受理。本会依法依规应当受理或有权做出处理决定的信访事项,应当直接受理;不属于本会业务范围内的信访事项,转有关部门办理;涉及本会业务又与其他部门业务相关的信访事项,应主动联系有关部门共同协商办理。

(三)信访事项办理。本会日常信访事项,由综合部负责牵头,与涉及的业务部门共同协调处理;信访事项依照政策法规可以解决的,应当直接或协调各级相关部门予以解决;所提要求与现行政策法规相悖或要求过高,不能解决的,应做好解释工作。

(四)综合部和业务部门要确保对外公开的网站、邮箱、电话等各种渠道畅通,及时接收并处理群众来信、来访、来电。

 七、档案管理

(一)档案管理。

1. 本会的全部档案集中由综合部统一管理,不得由承办部门和个人分散存放。

2. 各业务部门将档案按档案管理的要求整理后,于下年2月前统一交综合部,综合部于6月前按规定分门别类进行立卷归档。

3. 接收和借出档案必须认真仔细地点清核对,并办理交接、登记手续。

4. 严格贯彻执行国家的秘密、安全制度,切实做好档案保管的防盗、防火、防高温、防潮、防尘、防有害生物和防污染等工作,确保档案的安全。

(二)归档范围。

1. 上级部门下发的决议、规定、通知等文件材料;本会上报和下发的决议、决定、规定、通知、通报、请示等文件材料。

2. 本会的各种会议记录;本会召开的各种会议材料及领导外出和开会带回来对工作有关系的材料等。

3. 本会工作要点、总结和各种业务材料。

4. 本会经验材料、综合材料,专题调研报告、简报等。

5. 反映本会重要活动的照片、录音带和录像带。

6. 本会历史沿革、大事记、年鉴等文件材料。

7. 本会制定的工作条例、章程、制度等文件材料。

8. 本会与有关部门签定的各种合同、协议书等文件材料,及其它应归档的材料。

(三)档案查阅。

1. 凡查阅档案资料,必须办理查阅登记手续,注明使用目的,并及时向档案室反馈使用档案效果。

2. 各部门人员查阅本部门归档的案卷、资料应经综合部部长同意;外单位借阅档案资料,须持单位介绍信并经秘书长同意。

3. 档案材料原则上不借出。如特殊需要借出时,需秘书长同意,借出时限为3天。

4. 借阅人对档案应妥善保管,不准抽换折叠涂改、拆散撕页和剪裁;未经同意,不得复印、抄录和转借,不能将档案内容公开出去。